Mail Merge Avanzado: IF..THEN..ELSE: 2010

Microsoft Word 2010 tiene muchas ventajas en su uso de la función del Mail Merge, entre ellas están las reglas o RULES. Las reglas son instrucciones que podemos añadir a la unión de documentos o Merge para maximizar el uso del mismo. En esta primera división explicaré el uso de la regla IF..THEN..ELSE. (SI…ENTONCES..ESTO)

La función de If..then..else, se utiliza cuando hay ciertos criterios dentro del un merge que son específicos o característicos del un campo (field) en particular que no necesariamente le aplica a todas las personas que recibirán el documento.

Por ejemplo: usted tiene una base de datos de 100 personas de todo el país, pero cuando los va a convocar a una reunión, aquellos que viven en San Juan para un lugar y los que viven en Carolina a otro. Cómo yo le digo a la PC para dónde va cada cual si tener que hacer múltiples cartas.

Procedimiento:

  1. Haga los pasos regulares para el proceso de Mail Merge. (Si no los conoces refiérase a la parte de Microsoft Word en el blog y aparece)
  2. Coloque el cursor ( | ) en la posición donde va a añadir el texto que va a variar. Según el ejemplo: coloque el cursor donde iría el lugar donde estarán convocadas las personas.
  3. Luego, busque en la cinta de MAILINGS , en la división de Write & Insert Fields, localice RULES.
  4. Seleccione IF..THEN..ELSE.. aparece la siguiente ventana:

Según el ejemplo se lee de esta forma:

Si el campo (fieldname) de Membresía (membership) es igual a (Equal to) Oro (Gold) entonces ocurre esto.

Si el criterio es positivo aparecerá el párrafo superior donde dice Insert this text.

Si el criterio es negativo a lo solicitado entonces aparece el texto del párrafo siguiente.

Según el ejemplo anterior sería: Si el pueblo es igual a San Juan, este grupo de personas se convocará a …

FIELDNAME:es el campo que va a utilizar para establecer el criterio

COMPARISON: comparado a. Puede ser: igual a, mayor o igual a, menor o igual a, etcétera

COMPARE TO: es el nombre, número o criterio que va a utilizar para comparar.

Los campos o “fieldname” los establece usted, según su propio merge.

5. Una vez establezca el campo y añada la comparación, aparecerá en pantalla uno de ellos. Pero NO VERÁ EL RESULTADO hasta que haga un PREVIEW o termine el Merge.

Puede colocar todos los campos de If..then..else que desee en el documento.

Espero que esta herramienta le funcione en su correspondencia.

Bendiciones.

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