“Mail Merge” Parte 2: Editar

EDITAR MAIL MERGE

En cualquier momento, mientras esté en el Mail Merge Wizard o no haya completado el mismo puede editar cualquier porción de la fusión de documentos, ya sea el documento principal, los campos o los récords. AHORA, si ya completó el trabajo y necesita cambiar campos, eliminar récords, etcétera. Necesita abrir el documento de la data para poder hacer todos estos cambios.

 AÑADIR RECORD (NEW ENTRY)

          1. Dar un clic en Edit Recipient List.
          2. Seleccione el nombre de la data en la lista de Data Source.
          3. Esto activará los botones de Edit y Refresh.
          4. Seleccione Edit de la parte inferior.
          5. Aparece el menú de Edit Data Source.
          6. Escriba el récord nuevo en el próximo espacio disponible.
          7. Una vez termine de añadir los récords, oprima Ok y actualice la data de ser necesario.

 ELIMINAR RECORD (DELETE ENTRY)

  1. Dar un clic en Edit Recipient List.
  2. Seleccione el nombre de la data en la lista de Data Source.
  3. Esto activará los botones de Edit y Refresh.
  4. Aparece el menú de Edit Data Source.
  5. Seleccione el récord a eliminar y oprima Delete Entry en la parte inferior.
  6. Confirme que va a eliminar el récord.
  7. Cuando termine oprima Close.

BUSCAR RECORD (FIND ENTRY)

  1. Siga los pasos del 1 al 4 de Eliminar o Añadir récord.
  2. Seleccione Find.
  3. Aparecerá el cuadro Find Entry. Escriba el texto que desee en la división de Find y seleccione si busca la información en todos los campos o en 1 campo en específico. Una vez escriba la opción oprima Find next y el programa irá marcando aquellos récords que tengan el criterio seleccionado.

ALTERAR LOS CAMPOS UTILIZADOS (CUSTOMIZE COLUMNS)

AÑADIR

  1. Siga los pasos 1 al 4 del menú de Eliminar o Añadir récords.
  2. Seleccione Customize Columns
  3. Antes de que las pueda alterar, tiene que archivar cualquier cambio hasta el momento. Seleccione  Yes, si hizo algún cambio; No, si no tiene alguno y continuar.
  4. Aparece el menú de Customize Columns.
  5. Seleccione Add. Aparece el cuadro de añadir, escriba el nombre del campo y luego Ok.
  6. Luego deberá llenar ese espacio por cada récord que tiene en la tabla correspondiente.

ELIMINAR

  1. Siga los pasos 1 al 4 del menú de Eliminar o Añadir récords.
  2. Seleccione Customize Columns
  3. Antes de que las pueda alterar, tiene que archivar cualquier cambio hasta el momento. Seleccione  Yes, si hizo algún cambio; No, si no tiene alguno y continuar.
  4. Seleccione el campo a eliminar luego Delete.
  5. Aparece una advertencia, “estas seguro de que quieres borrar este campo y toda su información”, seleccione Yes (si).

CAMBIAR EL NOMBRE

  1. Siga los pasos 1 al 4 del menú de Eliminar o Añadir récords.
  2. Seleccione Customize Columns
  3. Antes de que las pueda alterar, tiene que archivar cualquier cambio hasta el momento. Seleccione  Yes, si hizo algún cambio; No, si no tiene alguno y continuar.
  4. Seleccione el cambio a cambiar y luego oprima Rename.
  5. Escriba el nombre nuevo  y luego ok.

 SORTEAR LOS CAMPOS EN ORDEN ALFABÉTICO

  1. Siga los pasos 1 al 4 del menú de Eliminar o Añadir récords.
  2. Dé un clic sobre el título por el cual desea sortear la información.

2 Comments

Filed under Microsoft Word

2 responses to ““Mail Merge” Parte 2: Editar

  1. Diazkara

    Hola, Muchisimas gracias por el aporte, quisiera preguntarte lo siguiente, tengo una carpeta publica pra enviar los mail, sabes como puedo hacer un mail merge en outlook pero usando esa carpeta publica. agradecería cualquier información.

    • Hola, para hacer el Mail Merge desde Outlook, debes seleccionar a quién le vas a enviar el mensaje de la lista de los contactos. Si los contactos están en la carpeta pública localizalos ahí. Además, fíjate que cuando escoges en Word, Mail Merge en la división de Select Recepients (no sé como aparece en español) una de las opciones que te da es From Outlook Contact o te permite buscar en otros lugares (ahí puedes buscar la carpeta). Una vez selecciones los contactos en Outlook y des un clic en Mail Merge aparecerá una ventana que te pregunta si son todos los contactos o los seleccionados. Si es un documento nuevo o no y qué tipo de documento es; como por ejemplo, una carta, sobre, etc. Selecciona y el mismo programa de Outlook te llevará a Word para que completes el Merge. Esto es basado en la versión de Office 2010. Espero esto te conteste la pregunta,cualquier cosa me dejas saber. Gracias.

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