Microsoft PowerPoint 2007 – Sácale provecho al “Outline”

Una de las funciones menos utilizadas de PowerPoint es el bosquejo o “outline”. Esta herramienta es muy buena para hacer distintos trabajos de una forma más rápida.

Regularmente cuando hablamos de PowerPoint la mayoría de las personas escribe directamente en las diapositivas (transparencias). Es lo más recomendable en mucho cursos. Yo prefiero utilizar el bosquejo. ¿Por qué? Una presentación es un bosquejo de lo que queremos llevar al público. Mi humilde recomendación es que escriba en un papel al menos los temas que va a presentar y uno que otro punto por cada uno.  Ahora, fíjese que el bosquejo se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.

Cuando escribimos en la diapositva vemos todo lo que está escrito en el bosquejo, lo único que que tenemos la costumbre de ir cambiando las cosas por transparencia y eso nos toma mucho más tiempo.

Mientras que si utilizamos el bosquejo, solamente aparece el texto. No se preocupen si la diapositiva que utilizaron, no era la que querían esto se puede cambiar luego.

La diapositiva primera, por defecto es la de título. En el bosquejo el número 1 representa la dipositiva de título.

Escriba el título de la presentación. Fíjese que va aparecer en “bold” porque es una diapositiva principal. Luego presione ENTER. Cuando oprime Enter, aparece el número 2, SIN EMBARGO, usted quiere escribir el subtítulo, así que va a oprimir TAB en el teclado o en el menú principal de PowerPoint, busque el grupo de PARAGRAPH y seleccione INCREASE INDENT, esto va hacer que corra 5 espacios y escriba el subtítulo.

Una vez escriba el título, pulse ENTER, fíjese que el cursor se coloca debajo del subtítulo, pero usted quiere una diapositva nueva, pues entonces presione en el teclado SHIFT TAB (haga la combinación de Shift, manténgalo presionado y pulse Tab) o DECREASE INDENT, eso va hacer que regrese al punto número 2.

Ya la diapositiva 2 es de TITLE AND CONTENT, título y contenido. De aquí en adelante es escribir.

Utilice:

  • ENTER para bajar a un próximo punto. NO lo utilice para cortar la oración. SOLO para terminar el párrafo o 1 punto nuevo.
  • TAB para hacer un subtema, un entrada segundaria, un punto adicional. Puede utilizar también INCREASE INDENT, del menú de Paragraph en Home.
  • SHIFT TAB para regresar a un punto principal, puede utilizar también DECREASE INDENT, del menú de Paragraph en Home.

Fíjese que todo lo que escribe en el bosquejo, aparece en la diapositiva y viceversa.

AHORA, posiblemente usted pensará, “es más fácil en la diapositiva”. Eso es así, es más fácil, pero a continuación le presento una serie de opciones para utilizar el bosquejo.

PRIMERA

1. Ve en la segunda diapositiva donde dice “You will see the whole slide on screen”. Ok, una vez usted escribió la presentación se dio cuenta que este punto no le pertenece a la transparencia 2, sino a la 3. REGULARMENTE, la persona tiende a utilizar la función de cut y paste (cortar y pegar) para mover este texto. PERO, si usted utiliza el bosquejo, de un clic al lado derecho del ratón y entre las opciones va aparecer MOVE UP (ARRIBA), MOVE DOWN (ABAJO). Eso le ayuda a mover los diferentes puntos o transparencias, SIN tener que escribir de nuevo.

SEGUNDO

El uso del idioma (lenguaje). Cada vez que vamos a corregir una diapositiva por hoja hay que sombrear (seleccionar) y luego Review, Language, seleccionar…etc. Busque el bosquejo, sombree todo el bosquejo puede utilizar CTRL A del teclado. Una vez esté marcado el bosquejo completo entonces, puede marcar REVIEW, LANGUAGE y seleccione el idioma que va utilizar. Luego fíjese que el programa marca los errores en rojo (si no tiene la palabra en el diccionario).

Los puede corregir con el clic derecho del ratón, sobre la palabra incorrecta y le muestra varias opciones para corregir la misma. Si la palabra está bien escrita, pulse el botón de Ignore.

TERCERO

Cambio de los título. A veces escribimos los títulos en minúsculas y los queremos todos mayúscula, pero ya el texto está escrito, pues busco el bosquejo otra vez.

  1. De un clic derecho en el bosquejo y seleccione COLLAPSE, COLLAPSE ALL. Esto va a cerrar todas las divisiones y sólo puede ver los títulos.
  2. Sombree todos los títulos (Ctrl A)
  3. Busque en el menú de Home, Font, Change Case y seleccione UPPERCASE y cambia todos los título a mayúscula

Cuando quiera regresar y ver todos los títulos, dé un clic derecho en el bosquejo y seleccione EXPAND, EXPAND ALL y vuelve a ver todo el documento.

CUARTO

La ventaja de trabajar con el bosquejo es que es puro texto, nada de gráficas ni cambios de letra ni nada. Es una forma de escribir más rápido una vez sepas utilizarlo bien.

Además, en el menú de impresión (Print) en la división donde dice PRINT WHAT? una de las opciones es Outline View y solamente imprime el bosquejo, ninguna trasparencia.

Te invito a que le saques provecho a esta herramienta y busques más funciones a la misma.

OJO El bosquejo sólo muestra texto. Aquellos texto añadidos en TextBox, WordArt, SmartArt, no aparecen como parte de las diapositivas.

Éxito en sus presentaciones.

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