¿Cómo hacer un “Mail Merge”?

Mail Merge

¿Qué es un documento repetitivo?

El programa de Microsoft Word 2007 posee gran capacidad para crear diferentes clases de documentos. Una de las funciones más útiles es la de producir documentos repetitivos. Esta función permite que se personalicen los documentos y se pueda enviar el mismo documento original a varias personas con los cambios correspondientes.

En la preparación de documentos repetitivos es necesario crear tres documentos:

  •  El documento repetitivo (Document) – Este documento contiene la información repetitiva, texto o gráficas, que luego se intercala con el documento de las variables para producir documentos individuales. A veces se le llama “form letter”, “envelope”, “directory”, etc.
  •  El documento de las variables (Data Source) – Este documento contiene la información individual de cada personal. Las variables son la información que varía dentro del documento.
  •  El documento final (Merge) – Este documento es donde se intercala la información repetitiva con la información variable.

Ejemplo: Variables Cada variable identifica un campo que va a cambiar dentro del documento.

La cantidad de récords es ilimitada. También si la información de cada persona está en otro programa como el de Microsoft Excel, la información puede ser convertida a un documento de Word. Microsoft Word 2007 guarda la data de cada récord como una base de datos de Microsoft Access.

PASOS PARA HACER UN MAIL MERGE

  1. Documento en blanco
  2. Seleccione Mailings
  3. Seleccione Start Mail Merge, Step by Step Mail Merge Wizard…(vamos a usar el Wizard en esta ocasión)
  4. Aparece el panel de tareas en la división de Mail Merge, en donde va a pasar por 6 pasos.

 PASO 1 DE 6: STARTING A DOCUMENT

  •  Seleccione que tipo de documento va a crear:
    • Letters       =          cartas
    • E-mail        =          mensajes electrónicos
    • Envelopes  =          sobres
    • Labels        =          marbetes
    • Directory   =          directorio o lista
  •  Seleccione Letters y luego oprima Next: Starting document

 PASO 2 DE 6: SELECT DOCUMENT TYPE

  •  Aparece el segundo paso, seleccionar si:
    • Va a utilizar el documento en pantalla
    • Un documento nuevo con plantilla
    • Utilizar un documento archivado
  •  Seleccione: Use the current document.
  • Luego oprima Next: select recipients

 PASO 3 DE 6: SELECT RECIPIENTS

  •  Seleccione los campos a utilizar, puede ser:
    • Una lista ya creada
    • Contactos de Outlook
    • Crear un lista nueva
  •  Seleccione Type a new list.
  •  Dar un clic en Create, aparece la ventana de New Address List.
  •  Seleccione Customize Columns
  •  La ventana Customize Address List contiene los campos que más se utilizan. Utilice:

Add: para añadir un campo

Delete para eliminar un campo

Rename para cambiar el nombre al campo

Move up para acomodar el campo uno o más espacios hacia arriba

Move down para acomodar el campo uno o más espacios hacia abajo.

  • Elimine todos los campos. Oprima Delete por cada campo y acepte el mensaje que le indica si está seguro que quiere borrar el campo.
  • Luego oprima Add Field, y escriba los siguientes campos: (Escriba los campos según el documento que vaya a utilizar, esto es para práctica)
  • Una vez termine de escribir los campos oprima ok y aparecerá la ventana para escribir la data que va a utilizar en las cartas.
  •  Escriba los siguientes récords: UTILICE NEW ENTRY para un récord nuevo
  • Una vez escriba todos los récords deseados, oprima Close y esto le llevará a la pantalla de archivar el documento. Fíjese que el documento se archiva como una base de dato y no como Word document.
  • Asigne el nombre al documento y save.
  • Aparece la ventana de Mail Merge Recipients. Según el ejemplo aquí presentado. Fíjese que todos los récords tiene un SÍMBOLO DE COTEJO como que están seleccionados, si no quiere alguno, sencillamente quite la marca con un clic.
  • Oprima Ok, para salir a la pantalla de editar el documento. Oprima Next: Write your letter

NOTA: Los récords creados en Word se archivan como documentos de base de datos de Access y se encuentran en la carpeta de My data source en My documents. Esto permite que esta información la pueda utilizar en otros programas de Office.

PASO 4 DE 6: WRITE YOUR LETTER

  •  Escriba la fecha del día. Pulse el Enter 4 veces y escriba la fecha del día.
  • En la barra de merge selección “Insert Address Block”. Utilice el botón de Match field para verificar que los campos sea iguales. (Match fields permite que el usuario seleccione la posición de los campos ya que todo está en inglés y posiblemente su documento en español)
  • Oprima el botón de Insert Merge field y aparece el cuadro con los campos creados.

Una vez termine la carta:

    • Corrija los errores que pueda tener.
    • Cambie el tamaño de letra a gusto.
    • Justifique los párrafos de ser necesario.
    • Centralice la carta verticalmente.
    • Archive

 PASO 5 DE 6: PREVIEW YOUR LETTERS

  •  Oprima el botón de Next, para ver el ejemplo del documento.
    • En la barra de Mailings oprima Preview Results.
    • Utilice los botones anterior y siguiente para ver los diferentes récords.
    • OJO: Muchas personas piensan que cuando llegan al paso 5, terminó el proceso. Este paso sólo le muestra el ejemplo de cómo va a quedar el trabajo. De esta manera tiene oportunidad de corregir cualquier error que vea en la carta o la data.

PASO 6 DE 6: COMPLETE THE MERGE

    •  Seleccione Edit Individual Letters.  Seleccione Merge records ALL y ok.

NOTAS

  1. El resultado final va a decir LETTER# con un número, el cual va a depender de cuántos “merge” ha hecho.
  2. Luego archive el documento final (opcional) o cierre el documento final
  3. Recuerde archivar la carta o el documento primario, con él se guardará la data.

En una próxima nota, le diré como editar el mismo y si la primera vez no sale como es, inténtelo de nuevo. Esto es una gran herramienta para todas las personas que tienen que escribir correo en “masa”.

1 Comment

Filed under Microsoft Word

One response to “¿Cómo hacer un “Mail Merge”?

  1. Tatiana Escobar

    jajajaj no se en q punto pero me perdi jajajja gracias por la aportacion lo intentare

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